Mein Büro im Netz

Diese Informationen sind auf dem Stand vom 29.01.2018. Da sich das Social Web ständig verändert, können sich Änderungen ergeben haben.


Herzlich willkommen zu unserem nächsten, mittlerweile 6. Modul des Net(z)working-Kurses.

Im letzten Modul haben wir uns ausführlich dem Präsentieren von Informationen in verschiedenen Formaten gewidmet. Doch um etwas zu präsentieren, muss es natürlich auch erst einmal erarbeitet und diese Arbeit auch organisiert werden. Was aber wenn die Arbeit nicht mehr nur an einem Computer an einem festen Ort, sondern auf verschiedenen Endgeräten und auch von Unterwegs erledigt werden soll? Was, wenn Projektpartner oder Mitarbeiter in unserer Vernetzten Welt nicht zwangsläufig im Büro nebenan sitzen?

Das Internet bietet passenderweise einige Dienste in der sogenannten „Cloud“ (https://www.youtube.com/watch?v=VhqSH8HPioU). Diese Anwendungen sind nicht fest auf dem eigenen Rechner, sondern auf einem Server irgendwo auf der Welt installiert und können durch das Internet mit Hilfe eines Browsers verwendet werden.

Einige dieser Anwendungen werden wir uns im Folgenden etwas genauer ansehen. Keine Sorge: Sie müssen sich nicht bei jedem Dienst anmelden, wenn Sie es nicht möchten.

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Quelle: reddit

Cloudspeicherdienste

Der erste Teil unseres Beitrages beschäftigt sich mit sogenannten Cloudspeicherdiensten. Also Speichermöglichkeiten Für Bilder, Texte, Videos und Dateien aller Art in der Cloud. Aber was bedeutet das eigentlich?

Sie können es sich nach der Einleitung wahrscheinlich fast denken, aber Speichern in der Cloud bedeutet im Wesentlichen, dass die zu speichernden Dateien nicht auf der Festplatte des eigenen Computers abgespeichert sind. Stattdessen liegen sie Passwortgeschützt auf einem Server im Internet und können über den Browser oder spezielle Anwendungen auf dem Rechner abgerufen werden. Der wesentliche Vorteil für den Nutzer besteht darin, dass auf diese Daten von überall dort zugegriffen werden kann, wo ein Internetanschluss besteht ob Zuhause am Rechner oder mobil mit Smartphone oder Tablet. Nachteilig ist im Gegenzug, dass man ein Stück weit die Kontrolle darüber verliert, wie gut eigene Daten gegen unberechtigte Zugriffe gesichert sind.

Die bekanntesten Cloudspeicherdienste sind „Dropbox“, „One Drive“, „Google Drive“ oder „iCloud“ in Verbindung mit iOS Geräten. Aber auch andere Unternehmen bieten bereits ähnliche Tools an. Eine Umfangreiche Aufstellung dazu hat zum Beispiel die Seite PCwelt ( https://www.pcwelt.de/ratgeber/Google-Drive-vs-Dropbox-vs-Skydrive-vs-box-vs-SugarSync-5772476.html ) im Internet veröffentlicht.

Viele Cloudspeicherdienste (z.B. die oben genannten) sind dabei anfänglich Kostenlos, ab einer bestimmten Speichergröße werden aber Gebühren verlangt. Keine Sorge; für unsere Lektion reichen kostenlose Angebote in jedem Falle aus.

Schauen wir uns also Beispielhaft den Dienst Dropbox etwas näher an.

Nach Registrierung auf der Seite startet zuerst der automatische Download der zugehörigen Software. Nicht erschrecken; die Software ist nicht notwendig um den Dienst tatsächlich zu nutzen. Der Download kann einfach abgebrochen werden. Über einen Klick auf das Logo in der linken oberen Ecke gelangt man auf die eigentliche Haupt-Ansicht des eigenen Profils.

Screenshot_Dropbox_1

Auf dieser Seite werden alle bereits gespeicherten Dateien angezeigt. Über die Schaltflächen am oberen Rand können weitere Dateien hochgeladen, in Ordner sortiert, oder für andere Dropbox-Nutzer zur Ansicht oder Bearbeitung freigegeben werden. So kann an einem Dokument unabhängig von Zeit und Ort, gemeinsam mit mehreren Personen gearbeitet werden. Ein weiterer Vorteil im Hinblick auf Teamarbeit.

Screenshot_Dropbox_2

Über den Menüpunkt „Links“ in der Navigation auf der linken Seite, können Dateien auch Personen zur Verfügung gestellt werden, die selbst kein Dropbox-Konto angelegt haben. Diese können die Dateien dann herunterladen und lokal abspeichern. Als Beispiel haben wir Ihnen hier einmal den heutigen Net(z)working-Beitrag als PDF eingestellt.

Notizen im Netz

Neben Diensten zum Speichern von Dateien gibt es auch noch spezialisierte Anwendungen für bestimmte Organisationsabläufe. So kann z.B. die Verwaltung von Notizen und Aufgabenlisten ins Netz verlagert werden. Auch hier sind die Vorteile deckungsgleich mit denen der Speicherdienste. Die Notizen sind von jedem Endgerät aus verfügbar und „sozial“, können also im Team verwendet und bearbeitet werden. Beispiele für Notizendienste sind Evernote oder Google Notes, aber auch viele andere Anbieter haben eigene Notizen-Apps.

Als Beispiel soll uns hierbei das deutsche Tool „Wunderlist“ dienen. Auch hier muss man sich vor der Nutzung einen eigenen Account anlegen. Anschließend kommt man direkt zur persönlichen Aufgabenliste. Durch das Eingabefeld am oberen Bildschirmrand können neue Notizen angelegt werden.

Screenshot_Wunderlist_1

Anschließend kann man diese in Ordner sortieren und nach einem Klick auf die neue Notiz auch mit weiteren Informationen, wie unterzielen und einem Datum für die Erledigung versehen.

Screenshot_Wunderlist_2

 

Entdeckeraufgaben

  1. Laden Sie die Net(z)working Lektion aus der Dropbox der Fachstelle herunter.
  2. Schreiben Sie einen Blogbeitrag in dem Sie darauf eingehen, welche Art, die Cloud zu nutzen für die Arbeit in Bibliotheken am nützlichsten sein kann. Können Sie sich vorstellen, dass durch die verschiedenen Dienste Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können? Machen Sie sich auch Gedanken zum Datenschutz. Gibt es Inhalte und Informationen, die auf keinen Fall online gespeichert werden sollten?
  3. (optional) legen Sie sich einen Account bei einem der aufgeführten Dienste an und berichten Sie von Ihren Erfahrungen auf Ihrem Blog

 

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2 Antworten zu Mein Büro im Netz

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